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お客様の声

全国セントケア神奈川株式会社 横浜営業所 様
セントケア・ホールディング株式会社 様

勤怠・留意事項伝達・経過記録をシステム化したい、と様々なシステムを検討され、全国178か所ある全訪問介護事業所に「けあピアノート」の導入を決定。
その中で最も「けあピアノート」を活用して頂いている横浜営業所様から、ヘルパーやサービス提供責任者の反応について伺いました。

セントケア神奈川株式会社 横浜営業所様

セントケア・ホールディング株式会社様

勤怠・留意事項伝達・経過記録をシステム化したい

「けあピアノート」を導入したきっかけを教えてください。

1番大きかったのは、「勤怠管理をどうにかしたい」と思ったことです。今までは手計算で処理に時間がかかり間違いも多く、自動化できないかと考えました。また、特定事業所加算の要件でもある申し送りや留意事項の伝達、経過記録に膨大な手間と時間がかかっていました。シフトの伝達も電話で行っていたため、メモの取り忘れや聞き間違いが発生することもありました。

他のシステムも検討したものの、検討しては消え…の繰り返し。「けあピアノート」はサービスの計画と実績の両方をデータで残せる点が魅力的でした。シフト表も今までのExcelや手書きで運用しているものに似ており良かったです。「けあピアノート」を導入することで、管理しやすくなるのではないかと思い、導入決定に至りました。

請求管理は「けあピアノート」を導入する段階で連携させたいと思うようになりました。

70歳代のヘルパーが「けあピアノート」を完璧に使いこなしている

ヘルパーさんからの反応はいかがですか。

70代のヘルパーが「けあピアノート」の導入をきっかけに、ガラケーからスマホに切り替えられたのは驚きました。ちょうどスマホにしようか悩んでいましたが、今切り替えると周りの方と一緒に「けあピアノート」を使い始めることができると思われて、「スマホに乗り換えようと思う」と相談して下さいました。初めは電話の取り方やアプリの操作方法が分からず、事業所の仲間たちで教え合いました。けあピアノートは、ヘルパー同士で教え合える簡単さがいいですね。今では、ケア時のお客様の様子も「けあピアノート」に記入するなど、完璧に使いこなされています。

ヘルパーさんから「サ責と同じシフトを見られる、何度もシフトを確認できるので安心」

他にはどのような反応がありましたか。

サービス提供責任者(以下、サ責)と同じシフトを見られる、何回もシフトを確認できるので安心、との声を頂いています。今まではシフトの連絡を電話で行っていたので、時間の聞き間違いや思い込みによる間違いがありました。「けあピアノート」の導入により、サ責とヘルパー間で全く同じシフトをリアルタイムに共有できるようになり、シフトの聞き間違いや思い込みによる間違いがなくなりました。

サ責「経過記録がキレイに簡単に残せるようになった」と感激

サ責さんの反応はいかがですか。

何より、経過記録を詳しく・キレイに・簡単に残せるようになったことにサ責一同感激しております。

今までは経過記録をお客様の情報に残す作業に膨大な時間がかかっており、どうしても日々の業務量の中で追いつかず、ついつい後回しになってしまうこともありました。紙ベースの記録から特記事項など報告があったもののみを拾い上げてパソコン打ちしていましたが、「けあピアノート」では、入れた情報がフォーマットでキレイに出てくるので、業務の短時間化に繋がっていると感じます。

ただ、早朝や当日のシフト変更など緊急時事業所の外にいるとすぐに対応できない場合もあるので、工夫が必要だな、と感じます。

ヘルパー「お客様宅の記録だけではない何気ないことでも報告しやすい」

「けあピアノート」にお客様の様子を詳細に入れて頂いていると伺いましたが、なにか工夫された点はありますか。

月に一回ある全体ミーティングで、必ず「けあピアノート」について話すのですが、操作に慣れてきた頃にヘルパーさんに「訪問記録と同じものを書いて欲しい」とお願いしました。最初はひと言程度しか記入されていなかったのですが、今ではヘルパーのほとんど全員が訪問記録と同様の内容を記入して下さいます。声掛け以外には特段何も行っていないので、うちのヘルパー達が優秀なこともありますが、使いやすいんだと思います。

お客様宅の記録だけでない何気ないことでも「けあピアノート」では報告しやすい、電話では特変無しと報告してた場合でも「けあピアノート」ではお客様の様子を効率的に報告できるようになった、というのはメリットとして挙げられると思います。

申し送り事項もきちんとヘルパーに伝達できる

「けあピアノート」の導入前後でギャップはありましたか。

初めはどのように便利になるのか、ヘルパーが使いこなせるのか分からず不安でした。普段電話やメール程度しかスマホを使われていないヘルパーがほとんどだったので、「けあピアノート」を導入すると決まった時は「え~!」という感じでした(笑) 導入直後は操作に慣れてもらうことを優先していましたが、自社で開発した勤怠管理システムともスムーズに連携され、次第に申し送り事項に対するヘルパーからのコメントも記入されるようになり、今では問題なく運用できています。

申し送り事項をヘルパーが確認できているか不安だったので、一度何も言わず「けあピアノート」で一斉送信し、後日全体ミーティングで聞いたところ、全員が内容を確認できていました。「けあピアノート」を活用することで、一人一人に電話をかけなくてもヘルパーに伝達できるようになりました。

チームケアを提供できる横浜事業所

最後に横浜事業所様の特長を教えてください。

横浜営業所は特定事業所加算Ⅰを取得、4資格取得者が14名中11名おり重度要介護者に対応できます。

特長としては、ケアマネジャー・訪問介護・訪問入浴・福祉用具レンタル・住宅改修と連携してチームケアを提供できるところです。ヘルパーの経験年数が10年以上のスタッフばかりで、様々なお客様に対応・提案が可能です。

地域との繋がりを大切にしており、地域ケア会議や区役所主催の区民向け講座に参加しています。また、近隣の包括から困難事例の依頼があり信頼されています。

毎月の研修・ミーティングに全員参加し、自己研鑽できる体制を整えています。

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