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お客様の声

全国株式会社セラム 様

“Service” サービス “Radiance” 光輝く “Multi”多様

東海エリアを中心に全国17事業所で光輝く多様なサービスを提供し、社会に大きく貢献される株式会社セラム様。ICT導入のきっかけから、「けあピアノート」の選定経緯、活用方法と導入後の効果について伺いました。

  • ヘルパー人数:約350名(東海エリアを中心に全国計17事業所)
  • 検討~導入決定までの期間 : 半年ほど
  • URL:https://www.seramu.com/

紙主体での業務効率化に限界を感じて検討を始めたICT活用、そして出会った「けあピアノート」

「けあピアノート」を導入したきっかけと選定プロセスを教えてください。

もともと業務効率改善に積極的な会社であったため、「紙中心の業務で本当にこれ以上業務効率化できるのか?」といった課題意識を本部として感じていました。

そこで、2019年春から、記録業務を中心とした業務の効率化と、それまで会計事務所に依頼していた労務管理を内製化するために、ICTの活用を本格的に検討することを決めました。

ネットでICTツールの情報を集め、まずは3ツールに絞り込んだ後お試し利用を行い、最終的に2019年12月に全事業所へ「けあピアノート」導入を決めました。
決め手となったのは、簡単で使い易かったことと、低価格で長く使い続け られると感じられたことです。記録された元データを加工できるので労務管理も我々が活用し易い形式にでき便利でした。

ちなみに、わが社では全スタッフにスマホを支給しました。スタッフ間のコミュニケーション向上に加えて、スキルアップを目的とし「けあピアノート」以外にも、メッセンジャーアプリやオンライン研修動画を皆で利用しています。

「無理だ!覚えられない」からのスタート

ヘルパーさんの「けあピアノート」活用状況はいかがですか?

50歳以上でスマホを使ったことがないヘルパーさんも多かったので「けあピアノート」の導入を伝えた当初は「無理だ!覚えられない」といった反応が正直非常に多かったです。

まずはスマホの使い方を基礎からお教えし、「けあピアノート」については、最初はとにかく到着・終了ボタンだけ押して貰うところから始め徐々にそれ以外の機能の利用もお願いしていきました。

今は高齢のヘルパーさん含め、皆さん音声入力も活用しながら共通メモに詳細な記録を残して頂いており、「けあピアノート」をしっかり使いこなしていらっしゃいます。

「けあピアノート」は無駄のないシンプルな作りなので手順が少なく、マニュアル作成も簡単で、本部としても助かっています。

ヘルパーさんは直行直帰へ。効率化で時給UP!採用にも好影響!

ヘルパーの働き方に変化はありましたか。

「けあピアノート」導入前は、ヘルパーさんに毎回記録用紙を事業所に持って帰って来てもらっていましたが、今は直行直帰を基本としています。以前から働いているヘルパーさんからは「時間の余裕が生まれた」「働き方の幅が広がった」といった声が上がっています。

対面でのコミュニケーション数は減りましたが、スマホを使って事業所やヘルパーさん同士でコミュニケーションを活発に行っており、業務に支障はありません。

このような取り組みを通じて業務を効率化させ、基本時給を400円UPさせることにより、ヘルパーさんの満足度向上に繋がり、採用面でも応募が増えるなど効果がでています。

情報のオンタイム共有でサービスの質向上へ

サ責の業務に変化はありましたか。

これまでは、 緊急時の電話報告以外は、ヘルパーさんが事業所に戻ってきてから紙で共有をしていましたが、「けあピアノート」を導入したことで、オンタイムに情報共有ができるようになり、必要に応じて事業所から指示を行うことができるようになりました。

また、各利用者様毎にサービスに入ったヘルパーさんの割合を毎月把握することが簡単になり、サービスに多く入ったヘルパーさんにご利用者の状況をサ責が直接ヒアリングすることにより、サービスの質の向上に繋がっていると感じます。

ヘルパーさんの稼働状況を把握し、適切な指示へ!

本部の業務に変化はありましたか。

これまでは、本部から事業所に対して 「売上を上げて」「労務費を下げて」等、漠然とした指示を行うことも正直多かったのですが、「けあピアノート」の記録データを活用することにより、ヘルパーさんのケア件数や、稼働率、移動時間等を具体的な数字として簡単に把握できるようになり、より具体的で的確な指示出しができるようになりました。

紙での記録はやめて効率化を促進!

「けあピアノート」の利用で工夫されていることはありますか。

「けあピアノート」をヘルパー全員が使っているので、これまで行っていた紙での記録は無くしました。利用者やご家族から紙の記録共有を要求されるのでは?と不安でしたが、いざ相談してみると、大半の方は不要と判りました。記録を希望される方も、詳細な介護記録ではなく、いつ・誰が来たか?を知りたい方が大半でしたので、ご希望される方には、利用者宅にあるノートにそれらの情報を記載しています。

これにより、「けあピアノート」と紙の二重で記録を残す必要がなくなったため、効率的に業務に取り組めています。

訪問介護と通所介護で安心感

最後にセラム様の特長を教えてください。

私たちの事業所の特徴は、スタッフが訪問介護と通所介護両方のサービスを提供していることです。これにより、同じスタッフが一貫してご利用者対応できるため、ご利用者様から安心してサービスを受けられるといった嬉しいお声を頂戴しています。

また、両サービスを経験することにより、スタッフも幅広い知見を短期間で習得でき、介護を通じて得られる「嬉しさ」「喜び」をより強く感じながら、日々の仕事に邁進しています。今後も「けあピアノート」を活用しながら、ご利用者の皆様に多様で光輝くサービス(Seramu)を提供し続け参りたいと思います。

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