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「けあピアノート」の主な機能
シフト作成から介護請求事務までの流れ

けあピアノートを活用した業務の流れをご紹介します

けあピアノートは、ヘルパーのスマホに訪問予定を表示し、サービスの記録を行うことが出来るシステムです。これまで手書きやエクセル、ホワイトボードなどを使ってヘルパーのシフトを管理されていた事業所では、使い始めにこれらのシフトをデータ化していただく必要があります。

ここでは、けあピアノートにシフトを登録するところから、記録された実績を出力して、請求ソフトへ入力するところまでの流れをご紹介します。

シフト作成

シフトの作成方法は3通りあります

①個別作成

一つ一つのシフトを個別に登録します。日々のシフト調整もこの画面で行います。

②一括作成(オプション機能利用)

シフトの曜日マスタを作って展開する「シフトcsv作成支援機能」(オプション)を使って、シフトを一括登録します。

③一括作成(請求ソフト連携)

請求ソフトから出力されたシフトデータを加工して、けあピアノートに取込みます。

3つの中からシフトの作成方法をお選びください

①個別作成

けあピアノートWebサイトの「シフト>シフト調整」画面で訪問予定を一つずつ作っていきます。毎日、毎週などサービスの「繰り返し」登録ができますので、ケアプランに沿ったスケジュールを簡単に組むことが出来ます。最初に特定のスタッフで一定期間の「繰り返し」登録をしておいて、日ごとの画面でスタッフ変更等を行ってください。

シフト設定マニュアル
(オプション機能(有料))

②一括作成(オプション機能利用)

けあピアノートWebサイトの「シフト>曜日マスタ作成」画面で、まず最初に、ケアプランから各曜日の基本シフトを作ります。次に、「シフトパターン作成」画面で、作った曜日マスタを指定した期間に展開します。展開後に、ショートステイのお休みやスタッフの変更を行います。最後に「シフトスケジュールcsv」を出力し、そのファイルを「シフト取込み」画面でけあピアノートに取り込みます。

また、このオプション機能では、過去の特定の日のシフトを曜日マスタにコピーすることが出来ますので、最初に全曜日のマスタを作ってしまえば、翌週からは“先週の実績をコピーして調整”という作業のみでシフトを作ることが出来ます。

シフトcsv作成支援機能マニュアル
(オプション機能(有料))

③一括作成(請求ソフト連携)

お使いの請求ソフトでシフトを作成していて、そのデータをcsv形式のファイルで出力可能な場合、この方法を使うことが出来ます。

ヘルパー割当済みの訪問スケジュールが登録された請求ソフトから、シフトデータをcsv形式で出力します。出力されたファイルを、けあピアノートで取り込める形式に変換します。ファイル変換が終わったら、そのファイルをけあピアノートに取り込みます。

なお、csv連携している請求ソフトをお使いの場合は、請求ソフトから出力されるシフトデータを、そのままけあピアノートに取り込むことが出来ます。

実績入力

請求ソフトへの入力など業務効率アップのための便利ツール

けあピアノートでは、登録された実績を請求ソフトに入力する事務作業を軽減するための便利なツール「予定・実績表確認表作成システム」をご用意しています。これまで伝票をめくりながら転記したり、膨大な紙を印刷して読み合わせをしていた作業の効率アップを図ることが出来ます。

なお、csv連携している請求ソフトをお使いの場合は、けあピアノートから出力される実績データを、請求ソフトにそのまま取り込むことが出来ます。

月間予定・実績表

シフト取込み用csvまたは訪問実績出力で出力されるcsvファイルから、「月間予定・実績表」を自動作成します。エクセルのフィルター機能で日付を絞って日報や週報にしたり、お客様で絞り込んで個人ごとの訪問実績表にすることが出来ますので、請求ソフトへの入力が楽にできます。

日ごとシフト表

シフト取込み用csvまたは訪問実績出力で出力されたcsvファイルから、「日ごとシフト表」を自動作成します。シフト取込み前の最終確認や、一日のルート画面を紙で表示したい時に活用できます。

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