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コラム

2020.07.01

記録は何のためにするもの?

介護職員にとって、"記録"の業務は無くてはなりませんが、大きな負担にもなっているものの一つでもあります。今回は、"記録"についてその目的を整理してみます。
少しでも効率化を図りたい"記録業務"。ただ手間を省くことだけに注力してしまうと、肝心な"記録"の本来の目的と意味を見失ってしまいます。

何のために記録をするのか?
目的があって記録があるのですから、目的のために必要な記録は時間をかけても作らなければならないですし、逆に不要な記録は省いてもよいのです。

記録の目的を5つに分けてみます。
1)自事業所において保管するため
2)利用者や家族に交付・開示するため
3)事業所・施設や医療機関へ送るため
4)行政・司法機関や損保会社などへ必要書類を提出するため
5)法令や運営基準に適合している証拠を残すため

1)自事業所において保管するため
保管するための記録とは、利用者の経過記録、事故やヒヤリ・ハットの記録、苦情の受付・対応の記録などがこれに相当します。あとで参照して振り返ることができるようにするものです。

2)利用者や家族に交付・開示するため
交付・開示するための記録とは、ケアプランの基本計画部分や、サービス事業所個別の計画書などがこれに相当します。開示する記録の場合、利用者や家族が見て不快に思うような表現をしないなどの配慮が必要です。

3)事業所・施設や医療機関へ送るため
送るための記録とは、利用者の状態像、カンファレンス通知、主治医や事業者への照会、臨時の報告や要請などがこれに相当します。長文を避け、区切って読みやすくするなど、文章の意図は明確になっているか、送る前に同僚などに点検してもらいましょう。特殊な専門用語は注釈を記した上で使用したほうが、受け取る先方にとっても学びになります。

4)行政・司法機関や損保会社などへ必要書類を提出するため
提出するための記録とは、介護保険内外の公的なサービスの受給を申請する場合の提出書類、損害賠償保険会社に保険の支払いを請求するために提出する報告書類などがこれに相当します。

5)法令や運営基準に適合している証拠を残すため
残すための記録とは、勤務表、会計帳簿、ケアプラン、サービス計画書などがこれに相当します。「記録に残せない」ような不適切な作業は最初からやらない、ということが基本になります。

このように、サービスの質を上げるためと、利用者、そして自分たちを守るためにも"記録"は必要なのです。無くすことはもちろんできません。しかし、省力化することは出来ます。
自分たちの記録業務にムダはないか一度見直してみるのも良いでしょう。また、転記や清書に時間がかかっているのであれば、作業を効率化するためにICTツールを使うことを検討してみるのも良いかもしれません。

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